Kali ini kita akan membahas tentang mail merge 2007, udah pernah denger tentang mail merge? Pasti udah dong kan, Cuma pasti masih belum ngerti maksud dari mail merge itu untuk apa. Nah, mail merge itu membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama namun untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah.
Fasilitas mail merge akan sangat membantu, contohnya ketika kita mau bikin undangan, dengan banyak nama penerima yang musti dicetak. Kalo cara biasa kan, masing-masing nama kita ketik satu-per satu. Nggak masalah sih kalo yang mau dicetak cuma 1-10 nama, tapi kalo ada 100 nama yang musti dicetak, masak mau ngetik satu-satu?-___-
Nah dengan mail merge, kita tinggal mengetik daftar nama di ms.excel, kemudian kita atur
pada ketikan undangan di ms.word untuk secara otomatis me-load nama-nama & alamatalamat tersebut. Sekarang kan jamannya otomatis :D
Untuk membuat mail merge itu di butuhkan 2 data File pertama merupakan dokumen utama (biasa disebut dengan dokumen master), berisi surat yang akan dikirim. File kedua merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat. Data source dapat dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.
Untuk membuat mail merge itu ada 2 dokumen, yaitu:
1. Dokumen Master, dokumen ini isinya sama untuk semua penerima. Misalnya itu kita mau bikin surat undangan rapat untuk semua anggota nah suratnya ini di sebut dokumen master.
2. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya. Jadi, isi dari data ini Cuma nama penerima surat dan alamat atau kelas dan keterangan penerima lainnya.
Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:
1. Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama Mail Merge
1) Buka dokumen word dengan kik tombol New,
2) Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge,
3) Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file sesuai keinginan,
4) Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan langkah-langkah berikut.
§ Klik Maillings
§ Klik tombol Start Mail Merge
§ Klik tombol Letter
2. Membuat atau Menyiapkan Sumber Data Mail Merge
Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Lakukan langkah-langkah berikut :
1) Buka dokumen word dengan klik tombol Select Recepients
2) Kemudian akan muncul layar seperti dibawah ini!
3) Halaman diatas telah diisi dengan data seperti yang akan dikirim. Sebelum memeasukkan data seperti diatas, pastikan terlebih dahulu type recipient information dengan cara menge KLIK TOMBOL New Entry.
4) Kemudian pilihlah Field Names yang akan menjadi data.
5) Bila dirasa cukup dalam memasukkan data, pilih tombol OK untuk menge-save data. Pilih tempat untuk menyimpan.
3. Menggabungkan Main Document Surat Mail Merge dengan Data Source
1) Buka dokumen surat mail merge (Surat Undangan).
2) Kemudian pilih Mailings > Start Mail Merge > Step By Step Mail Merge Wizard. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam membuka file data alamat yang akan dikirim. Selain itu juga dilakukan untuk memudahkan mengedit jika masih ada data yang ingin dirubah.
3) Diatas terdapat beberapa pilihan. Pilih letters, karena yang akan dibuat adalah mail merge, bukan berupa E-meil messages, Envelopes, Labels dan Directory. Kemudian pilih Use the current documents, karena dokument master telah dibuat.
4) Pilih “Select a different list...” untuk menaggabungkan file master dengan file pendukungnya (berupa alamat yang akan dituju). Pilih file data alamat yang akan dikirim.
5) Atau pilih Edit recipient list... untuk mengedit kembali data alamat yang akan dikirim.
4. Menyisipkan Data Source ke dalam Main Document Surat
1) Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di bawah Kepada Yth atau pada alamat surat.
2) Klik tab Mailings
3) Klik tombol Insert Merge Field
4) Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge. Tetereeeeeeettt....Perhatikan, tulisan <<nama>> dan <<alamat>> tadi sekarang sudah berubah menjadiyang seharusnya kan :DUntuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelahkanan. Periksa satu-satu, barangkali ada yang terlewatkan :DSetelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk menyudahi pekerjaan kita ini :DJangan lupa, save pekerjaan kita ini (Ctrl + S).Sampai di sini sebenarnya mail merge sudah selesai.Gampang kan? :D
Kita bisa langsung mencetak hasil pekerjaan kita ini dengan meng-klik Print.. di step terakhir. Si printer akan otomatis mencetak semua nama secara berurutan, sesuaidengan data yang kita sediakan lewat ms.excel tadi..keren kan :D
